Представьте: вы приходите в офис, но ваше рабочее место уже занято. Вы идете к офис-менеджеру, зная, что руководитель бронировал за вами стол, ведь сегодня запланирована важная встреча всей команды. Однако выясняется, что запрос так и не был получен. В качестве альтернативы вам предлагают посидеть в переговорной комнате, но, посмотрев расписание, вы понимаете, что все помещения забронированы на весь день, и свободных слотов нет. В итоге вам ничего не остаётся, кроме как вернуться домой и работать удалённо.

Отсутствие контроля за использованием офисного пространства и его ресурсов — это частая проблема, с которой сталкиваются средние и крупные компании последние несколько лет.

Как решить эту проблему? Все просто!

UnSpot — это российская система бронирования переговорных комнат и рабочих мест, которая превратит ваш офис в современное офисное пространство, куда сотрудники захотят приходить чаще. Такое SaaS-решение незаменимо для гибридных офисов и позволяет в несколько кликов бронировать рабочие и парковочные места, переговорные, локеры, а также управлять личным расписанием сотрудников.

Вот как это работает:

1. Отметьте в системе дни, когда работаете из дома, а когда из офиса.
   
   
2. Забронируйте себе рабочее и парковочное место на интерактивной карте.
   
   
3. При наличии встреч забронируйте переговорную на общем дашборде.
   
   
4. Отсканируйте QR-код на рабочем месте, подтвердив свое присутствие.
   
   

Вы можете использовать систему бронирования через мобильное приложение для iOS/Android, веб-браузер или десктопное приложение. Кроме того, доступны специализированные планшеты Qbic TD-1050PRO, TD-1060Slim и TD-1070, позволяющие бронировать переговорные комнаты непосредственно у входа в помещение.

Управляйте своим гибридным графиком

Дашборд с расписанием позволит вам планировать свои визиты в офис и эффективно синхронизировать графики посещений всей команды или отдела. Сотрудники смогут отслеживать расписание своих коллег и в любой момент могут узнать, когда нужный им сотрудник будет в офисе. Если у вас что-то поменяется, например, вы заболели или в определённый день нужно уехать в командировку, то расписание можно скорректировать в два клика.

Забронируйте себе нужные офисные ресурсы

Не тратьте время на поиски свободного стола, парковочного места и даже персонального шкафчика для вещей и документов. Используйте интерактивную карту, чтобы всегда быть в курсе, где в офисе есть нужный свободный ресурс. Вы можете не только бронировать столы заранее, но и находить подходящее место при помощи фильтров, на которых есть нужное вам оборудование: второй монитор, наушники, зарядное устройство и т.д.

Бронируйте подходящие переговорные для своих встреч

Система показывает текущее расписание всех переговорных комнат на общем дашборде. Удобные фильтры позволяют быстро найти и забронировать нужное помещение с необходимым оборудованием для совещания. Вы можете гибко управлять процессом бронирования, задавая для определенных комнат максимальную продолжительность встреч, а также ограничивать выбранной группе сотрудников доступ к бронированию переговорных комнат на ваш выбор.

Бронируйте свободное помещение с дисплея прямо у входа

Цветовая индикация помогает быстро определить статус комнаты: свободна ли она сейчас, занята или в ней вот-вот начнётся встреча. Не отходя от двери, можно моментально забронировать переговорную комнату, продлить в ней встречу или освободить место, если собрание закончилось раньше. Чтобы переговорные использовать разумно, вы можете включить систему чек-ина для подтверждения встреч возле переговорных через сканирование QR-кода или нажатие кнопки на сенсорном экране. Если встреча не будет подтверждена, она автоматически отменится, освобождая переговорку для других сотрудников.

Готовые интеграции с популярными сервисами

Система интегрируется и синхронизируется с корпоративными системами, чтобы все данные о бронировании были в одном месте. Кроме этого, она упрощает процесс бронирования и помогает сотрудникам плавно привыкнуть к новому функционалу, оставляя привычные методы бронирования.

UnSpot можно синхронизировать:

●     С календарями: Google Календарь, Outlook, Microsoft Exchange
●     С сервисами Active Directory: Google WS, Azure AD, Microsoft Office 365
●     С корпоративными системами: Битрикс24, Microsoft Teams, Slack, Zoom

Подробная аналитика по офису

Система позволяет управлять офисом, основываясь на данных, а не предположениях. Вы сможете контролировать загрузку всего офиса и знать, насколько эффективно используется пространство. Узнаете, сколько ещё сотрудников можно разместить в текущем офисе без дополнительных расходов на аренду новых помещений. Тепловые карты покажут, какие рабочие места, конференц-залы и комнаты наиболее востребованы в разрезе дня/недели.

Максимальная безопасность личных данных

UnSpot заботится о безопасности личных данных ваших сотрудников, поэтому мы используем облачные сервера, подходящие под 152-ФЗ. Дополнительным преимуществом продукта является то, что систему бронирования переговорных комнат и рабочих мест можно установить на ваш сервер по модели Onpremise. Управление обработкой персональных данных вы сможете перенести на свою сторону. Для крупных компаний такой функционал часто является решающим в выборе системы бронирования.